امور مربوط به قراردادها در سازمان ها از جمله فعالیت های کلیدی محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران که خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد، دسته بندی و مدیریت این قراردادها را کاری دشوار و بسیار هزینه بر خواهد کرد. از طرفی دسترسی سریع به اطلاعات مربوط به قراردادها جهت تدوین الحاقیه ها و پرداخت صورت وضعیتها امری حیاتیست.

از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی و دولتی برای تحت کنترل در آوردن این قراردادها و کاهش میزان خطاها و هزینه ها اقدام به تهیه سیستم مدیریت امور قراردادها می کنند، باید به این نکته نیز توجه داشت که تهیه سیستم نامناسب خود باعث افزایش هزینه ها خواهد بود